Несколько лет назад большинству компаний казалось, что путь один — уйти в облака и забыть про серверные, железо и своих админов. Переезд шел волнами, а пик пришелся на ковид. В 2020-м в экстренном режиме нужно было переходить на удаленку, подключать сотрудников из домов, как-то поддерживать продажи и документооборот.

Кто успел — оперся на собственные ИТ-системы. У таких компаний уже были свои серверы, штатные системные администраторы и хоть какая-то архитектура. Остальные просто массово «уехали» в публичные сервисы и облака — подключили диски, почту, CRM, начали жить в парадигме «подписка решит все» и постепенно к этому привыкли. Новые бизнесы, родившиеся после 2020 года, часто вообще стартовали сразу в облаке и никогда не строили свои системы.

Сегодня эта модель перестает быть однозначной. На стыке бизнеса и ИТ все чаще звучит другой запрос: как совместить собственную инфраструктуру и аутсорс, чтобы сохранить контроль над данными, не разориться на железе и при этом не набирать в штат дорогих специалистов? Об этом рассказываем в статье.

Зачем бизнесу своя система, если «в облаке удобнее»
Когда компании остаются на своих серверах — в офисе или в арендованном дата-центре, — главный выигрыш не в том, что «так привычнее». Речь о контроле. Своя система дает компании максимум влияния на все, что в ней происходит. На данные, доступы, журналы событий, архитектуру, способы резервного копирования — на любую деталь.

Внутри собственной инфраструктуры мы можем контролировать все, что вообще поддается контролю. В облачной модели этот уровень всегда ниже. А если подключаются требования регуляторов по персональным данным и информационной безопасности, то облако часто просто не дотягивает до нужного уровня.

Собственная система позволяет выстраивать правила не «как у провайдера для всех», а «как нужно конкретному бизнесу». Для компаний, которые реально зависят от своих данных (финансы, медицина, производство, b2b-сервис с длинным циклом сделки), это вопрос выживания.

Как ковид перевел бизнес в облако и почему это важно учитывать сейчас
До ковида почти у всех серьезных компаний были собственные информационные системы. Облака существовали, но не были массовым стандартом. Перелом случился именно во время пандемии, когда нужно было за недели (а иногда и за дни) организовать удаленную работу.

Основные системы были не готовы к такому режиму. У кого был свой ИТ-отдел или сильный подрядчик — те перестроились. Остальные ушли в публичные диски и облака просто потому, что нужно было хоть как-то продолжать работать.

Это наследие до сих пор влияет на решения. Старые компании 90-х и 2000-х с историческими ИТ-системами живут в гибридной реальности. У них есть и свои серверы, и отдельные облачные сервисы. Новые бизнесы, выросшие после 2020-го, часто вообще не пробовали ничего, кроме облака.

Многие до сих пор не понимают, как устроена локальная инфраструктура. Поэтому главный вопрос сегодня не в выборе между облаком и железом, а в том, как распределить данные между облаком и локальной инфраструктурой так, чтобы не зависеть от прихотей провайдера и упираться во внутренний хаос с доступами, регламентами и ответственностью. 

Свои данные — под контролем, рутина — у аутсорс-партнера
Трехкомпонентную модель можно назвать оптимальной для малого и среднего бизнеса, так как она предполагает собственную инфраструктуру, разумное использование облаков и внешнего ИТ-партнера, который все это связывает в работающую систему.

Собственные ресурсы берут на себя критичное ядро — это бухгалтерские базы, CRM с клиентскими данными, внутренние сервисы, от которых прямо зависит бизнес. Облака остаются там, где аренда эффективнее покупки: совместная почта, резервные копии, отдельные специализированные SaaS-сервисы.

Роль аутсорсера здесь — не предоставить админа на подмену, а спроектировать и поддерживать всю конструкцию. Железо и софт — это только база. Сами по себе они не означают ни надежность, ни скорость, ни безопасность — результат появляется там, где есть компетенции. Нужно правильно спроектировать инфраструктуру, настроить, документировать, выстроить доступы, резервное копирование, мониторинг, восстановление.

Компания может купить дорогие серверы, но без опыта эксплуатации и поддержки они не раскроют их потенциал. А можно купить бюджетное, в том числе б/у, железо, и в руках грамотной команды оно будет работать годы.

Для бизнеса плюсов несколько. Не нужно держать в штате дорогих специалистов, которым быстро становится скучно на однообразных задачах и которые либо выгорают, либо уходят. Зато доступна экспертиза команды, которая каждый день видит десятки разных инфраструктур, знает, как они выходят из строя и как их восстанавливать.

Отдельный плюс работы с профессиональным аутсорс-партнером — принцип «одного окна». В реальной жизни ИТ не заканчивается на сервере и «поддержке пользователей», так как нужен интернет и резервные каналы, телефония, видеонаблюдение, поставка оборудования и ПО, лицензии, подрядчики по кабельным работам, интеграторы под 1С и другие системы. Когда компания собирает это по частям, собственник или директор неизбежно превращается в диспетчера. Нужно искать исполнителей, сравнивать, контролировать сроки, разбираться в границах ответственности и спорить, кто виноват, если что-то не работает.
Аутсорсер, который давно на рынке и ведет инфраструктуру системно, может закрыть даже эти вопросы через проверенных партнеров и взять координацию на себя. Бизнесу проще жить, потому что есть один ответственный контур и одна точка входа по любым задачам «около ИТ». 

Как найти деньги на свою ИТ-инфраструктуру и не ошибиться на старте
Самое болезненное сейчас — капитальные затраты. Высокая ключевая ставка, дорогие кредиты и фактически парализованный лизинг. Покупать новые серверы «в долг» стало или очень дорого, или вообще невозможно. Это серьезное ограничение для тех, кто хочет уйти от полной зависимости от облаков. Но полностью останавливаться здесь не обязательно.

По нашей статистике, серверы, купленные на вторичном рынке, спокойно работают еще 5–10 лет. Рынок б/у-оборудования насыщен, цены заметно ниже, а при грамотной проверке такое железо по надежности не уступает новому. Меняться будут разве что отдельные расходные компоненты. Решение о покупке нужно вписать в финансовую модель, а не принимать «на эмоциях».

Когда ставка была 10–15 процентов, лизинг был нормальным инструментом: переплата считалась частью цены за высвобождение оборотки. Сейчас лизинг и кредиты стали слишком дорогими. Но это все равно лучше, чем полностью завязать судьбу компании на одном договоре с облачным провайдером.

Кто в итоге отвечает за данные
С переходом на собственную инфраструктуру бизнес не только получает контроль — он получает и ответственность. Если из-за ИТ-сбоев или утечек данных компания нарушит закон, отвечать будет руководство. В первую очередь — генеральный директор. А при серьезных последствиях могут привлечь и собственника, и главного бухгалтера. Если речь о персональных данных, добавляются требования профильного законодательства и регуляторов.

Формально за безопасность может отвечать ИТ-подрядчик, но по факту ответственность за бизнес несет собственник. Он должен понимать, что данные — это актив, от которого зависят деньги и устойчивость компании.

Большинство директоров никогда не читали закон о персональных данных, но это не освобождает от ответственности. Задача ИТ-партнеров в том числе — помочь построить понятные правила игры: как мы храним данные, кто к ним имеет доступ, как фиксируем операции, как готовимся к проверкам. И это не означает только настройку серверов. Нужно разработать комплект необходимой документации, в котором будет описано, как хранить, обрабатывать и передавать ПД. 

Отсюда — важность внутренних регламентов, роли аудита и регулярных проверок. Аудит — не «кара небесная» и не способ напугать айтишников, а инструмент наведения порядка и предотвращения штрафов и простоя.

Что бизнес должен оставить под своим контролем
Роль собственника здесь — не в том, чтобы разбираться в железе, а в том, чтобы добиться прозрачных правил игры внутри компании. Как данные хранятся, обрабатываются, защищаются и передаются, кто и на каких условиях получает доступ, как это контролируется и как компания готовится к проверкам.

Эти правила обычно формируются совместно с руководством и ключевыми сотрудниками, а дальше важна дисциплина исполнения. И время от времени их исполнение нужно проверять аудитом, чтобы убедиться, что принятые нормы реально работают. 

Аутсорсер в этой связке помогает сделать правила не формальностью. Он может выстроить систему под эти требования, закрыть уязвимости, подготовить документы, взять на себя эксплуатацию, проектирование и подбор оборудования. Но стратегическое решение — признавать данные критическим активом и относиться к ним соответственно — все равно принимается на стороне бизнеса.

Как выбирать ИТ-аутсорсера: опыт, специализация и стандарты
Рынок перегрет обещаниями «сделаем все, знаем все, починим все». На практике важны не громкие заявления, а несколько приземленных критериев.

• Жизненный цикл самой компании. Одно дело — индивидуальный предприниматель, который ведет пять клиентов «на себе» и упирается в 24 часа в сутках. Другое — команда, которая давно на рынке и умеет распределять нагрузку так, чтобы сроки не срывались, а клиенты не зависели от отпуска одного человека.
• Специализация. У инженеров, как у врачей, есть «свои» области. Одни сильны в сетях, другие — в серверном железе, третьи — в виртуализации, четвертые — в информационной безопасности, где важна не только техника, но и работа с документами. Просить инженера по сетям подготовить политику обработки персональных данных — значит поставить задачу не по профилю. Без нужной экспертизы она либо затянется, либо будет сделана формально. 
• Внутренние стандарты. В серьезных аутсорс-командах есть единый стандарт того, как должна быть выстроена ИТ-система — какие уровни доступов нужны, как строится бэкап, как выглядит базовая безопасность, какие журналы ведутся. Это отличает их от одиночных админов, у каждого из которых собственное видение, не всегда проверенное опытом.
• Честность в сроках и рисках. Нужно фиксировать сроки в договорах и стараться их не срывать. Если где-то просчитались и потратили больше человеко-часов — это их бизнес-риск, а не проблема клиента. Для малого и среднего бизнеса это критично, так как если проект затягивается, то компания платит за аренду инфраструктуры и сервисов, вынуждена продлевать лицензии, а любые сбои или простой дают прямые потери в выручке и операционных расходах.

Как выстраивается работа с партнером — от первого вопроса до долгой работы
Решение «хочу свою систему и надежного ИТ-партнера» не возникает в вакууме. Обычно это либо накопившееся ощущение у собственника, что так дальше нельзя, либо последствие аварии, когда облако подвело в самый неподходящий момент.

Чаще всего путь начинается с человеческого совета. Предприниматели идут к знакомым или в бизнес-сообщества и спрашивают: «Кто вам ведет ИТ? Кому вы доверяете?» Такой сарафан до сих пор работает лучше любой рекламы.

Если личных рекомендаций нет, следующим шагом становятся публичные следы: экспертиза в профессиональных каналах, статьи, выступления. На этом и строится репутация. При этом настоящая репутация рождается не в соцсетях, а в сложных проектах и выполненных обещаниях.

Когда партнер найден, дальше все укладывается в понятную последовательность. Сначала — обследование, когда специалисты разговаривают с руководством, изучают текущую инфраструктуру и то, как реально работают пользователи. Из этого складывается картинка, где слабые места, какие риски уже висят, что можно усилить относительно недорого, а что придется перестраивать.

Затем формируются предложения — что именно менять, в какой последовательности, какие эффекты и риски это дает. Бизнес выбирает, на что он готов сейчас, а какие решения стоит отложить. После этого начинаются конкретные работы: перенос сервисов, развертывание новых серверов, настройка резервирования, обучение, выстраивание поддержки.

На выходе, если все сделано правильно, система становится не только стабильнее, но и понятнее. Люди перестают удивляться эффекту «а что, можно было по-другому?». И дальше начинается долгосрочное сопровождение.

Цель надежного ИТ-аутсорс партнера — не настроить и исчезнуть. ИТ-система — не холодильник, который один раз включил и забыл. Это живой организм, который постоянно обновляется и изменяется, взаимодействует с внешними сервисами, пользователями, банками, 1С, электронными подписями. Бизнесу нужна не разовая настройка, а партнер, который годами держит эту конструкцию в рабочем состоянии и обеспечивает техническую поддержку.

Осознанное управление данными и качество как опора
К сожалению, нашему рынку в целом не хватает качества. Это касается и ИТ, и сервисов, и отношения к делу. Любая компания, которая ставит качество в центр — не в презентации, а в ежедневных решениях, — уже этим выделяется. В ИТ это особенно видно: или система работает и развивается, или каждый инцидент превращается в маленькую катастрофу.

Гибридная модель «локальная инфраструктура + разумное использование облачных решений + сильный аутсорс-партнер» — не волшебная таблетка. Но это способ вернуть себе управление, не запираться в серверной и не жить в иллюзии, что «облако само обо всем позаботится».

А дальше все упирается в ту самую осознанность, в понимание, какие у вас данные, что для бизнеса критично, какие риски вы готовы принять, а какие нет. Именно это отличает компанию, которая просто «как-то живет в облаке», от бизнеса, который управляет своей ИТ-системой.